各县市区科协、机关各部（科）室及所属单位：
为深入贯彻实施《档案法》、《湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法》等档案工作的法律法规和文件要求，全面推进科协系统档案规范化建设，加快档案管理升级步伐，更好地为科协事业发展及机关建设服务，力争达到档案工作目标管理省特级的标准和要求。经研究决定在全市科协系统开展推进档案管理创新发展工作，现将有关事项通知如下：
一、创新工作机制，强化档案管理工作职责
档案是科普事业和科协工作的真实记录，加强文件资料归档与档案管理工作对做好科协和科普工作具有十分重要的现实和历史意义。各县市区科协、机关各部（科）室及所属单位要积极争取各级档案部门对科协档案工作的领导，高度重视文件资料归档和档案管理工作，要把加强档案管理工作摆上重要议事日程，纳入工作目标考核和自身建设内容，切实加强对档案管理工作的领导。主要负责人要亲自过问，亲自抓，要经常督促检查，切实把档案工作落到实处。要做好档案的接收、整理、鉴定、保管和利用服务工作，市科协将加强县市区科协、机关各部（科）室及所属单位档案工作的指导，并结合科协年度工作目标考核，加大对档案工作的考核结果应用，促进科协系统档案管理工作上新台阶。
二、创新管理水平，力争实现档案管理达标升级
各级科协及单位要按照《湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法》，认真研究制定本单位、本部门档案管理的规章制度，调整充实专（兼）职档案管理人员并聘请专业档案管理人员对其进行业务培训，健全完善档案库房的基础设施，档案库房原则上与办公室、阅览室分开。如果条件有限，办公面积小的单位可暂不设立专门的阅览室，但必须具备其基本功能。库房库容要满足今后发展和档案保管的需要。配齐必要的硬件设施，保障档案管理专项经费，有条件的要使用档案管理专业软件对部门档案进行专业化管理。各县市区科协的档案室建设及档案管理目标力争在2014年达到省档案工作目标管理二级标准。市科协要通过省档案工作目标管理一级标准复查，争取达到省档案工作目标管理特级标准。
三、创新管理方式，切实管理好科协系统档案资料
促进科协系统档案管理工作制度化、规范化、标准化、信息化。各县市区科协、机关各部（科）室及所属单位要大力支持、积极配合做好档案整理归档工作，要做到文件（业务）办完即整理预归档，以免文件散失、查找困难而归档不齐全，要指定兼职档案员抓好档案资料的收集、整理、移交工作。兼职档案员如工作岗位调整，则需重新指定并报办公室和档案部门备案，以保持档案工作的完整性和延续性。要创新档案管理手段，通过信息化、数字化推进科协系统档案工作，要重视数字档案，加强数字档案资料收集、移交和管理。进一步推动信息化建设和电子政务的实施，各类数据库、电子文件（含扫描电子文件）以及科普资料等数字化成果，应及时（形成后2个月内）移交综合档案室，确保数字档案的按时完整归档。要巩固档案工作目标管理省一级标准复查的成果，进一步提升科协系统档案工作管理水平，更好地为全市经济社会发展、科普事业发展和科技工作者服务。
荆州市科学技术协会
2014年1月6日